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Remisiones Smart: automatización del proceso de remisiones de expedientes judiciales en el TSJ


NICOLÁS H. VARELA Resumen El presente trabajo propone una solucion para automatizar el proceso de remisión de expedientes judiciales en trámite ante el Tribunal Superior de Justicia de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (en adelante TSJ). Dicha solución buscan mejorar una parte del proceso para acelerar el período de tramitación de los expedientes ante dicha instancia judicial de la Ciudad. Como en muchos ámbitos de la justicia, el gran caudal de expedientes en trámite ante una instancia jurisdiccional puede ocasionar demoras innecesarias en diferentes partes del proceso, como pueden ser la remisión del expediente a otros organismos externos. Dicha tarea, de baja a mediana complejidad, es perfectamente capaz de ser automatizable a través de un sistema que permita extraer de manera automática la información necesaria del expediente digital mediante un sistema de procesamiento de lenguaje natural, que permita llevar a cabo la remisión por el sistema informático a través la confección automática de oficios judiciales y providencias simples que el agente judicial solamente deberá corroborar y firmar. En el anexo final adjunto al presente trabajo, puede observarse el árbol de decisión correspondiente a los pasos necesarios para determinar si un expediente podría en condiciones de ser remitido y en su caso si corresponde la remisión por oficio o por providencia simple, como así también los datos necesarios que el sistema debería identificar de manera automática para poder completar cada actuación. De esta manera se busca ahorrar una gran cantidad de tiempo en las tareas ordinarias realizadas por dicho agente, permitiéndole usar el tiempo salvado en tares más complejas que requerián su mayor atención y su tiempo como se detallará en el desarrollo del presente trabajo. Diagnostico de la situación y del problema Conforme al artículo 113 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, el TSJ es competente para conocer: 1. Originaria y exclusivamente en los conflictos entre los poderes de la Ciudad y en las demandas que promueva la Auditoría General de la Ciudad de acuerdo a lo que autoriza la Constitución de CABA. 2. Originaria y exclusivamente en las acciones declarativas contra la validez de leyes, decretos y cualquier otra norma de carácter general emanada de las autoridades de la Ciudad, contrarias a la Constitución Nacional o a la de CABA. 3. Por vía de recursos de inconstitucionalidad, en todos los casos que versen sobre la interpretación o aplicación de normas contenidas en la Constitución Nacional o de CABA. 4. En los casos de privación, denegación o retardo injustificado de justicia y en los recursos de queja por denegación de recurso. 5. En instancia ordinaria de apelación en las causas en que la Ciudad sea parte, cuando el monto reclamado sea superior al que establezca la ley. 6. Originariamente en materia electoral y de partidos políticos. De esta manera, desde su constitución en 1998 más de 18.000 expedientes han tenido tramite por ante el TSJ en sus distintas competencias y al consistir en una tercera instancia implica que, a excepción de las causas constituidas por competencia originaria del Tribunal Superior, todos los expedientes serán devueltos a los juzgados o salas correspondientes una vez que el trámite ante el TSJ haya finalizado. Sumado a ello, se realizan de manera constante remisiones a la la Fiscalía General y a la Asesoría General de la CABA en todos los expedientes en donde intervengan dichos organismos, aumentando aún más la cantidad de remisiones que se realizan en el Tribunal. Enconrándome actualmente desempeñando funciones en la Secretaría de Asuntos Generales del TSJ, entre las diversas tareas que llevamos a cabo en la Secretaría se encuentra la de la remisión de todos los expedientes que tramiten ante el Tribunal. La misma implica una tarea repetitiva y de baja a mediana complejidad pero que, debido al gran caudal de expedientes en trámite, es una tarea que puede demorar mucho tiempo y que es posible de ser automatizada. Previo al Aislamiento Social, Preventivo y Obligatorio contábamos con un sistema informático para el trámite de expedientes en formato papel, mediante el cual, una vez generado y firmado el oficio o la constancia de remisión hecha manualmente utilizando el programa de Microsoft Word (por fuera del sistema informático) se procedía a la remisión fisica del expediente papel. La pandemia por motivo del COVID-19 ha acelerado la adopción de un nuevo sistema informático llamado “Expediente Judicial Electrónico” (en adelante EJE) mediante el cual, si bien la remisión del expediente ahora se hace de manera virtual (aunque luego se procede a la remisión fisica del expediente papel en su oportunidad), es necesario crear una actuación con una nota de remisión o un oficio a través del programa Microsoft Word pero esta vez incluido dentro del sistema informático EJE, lo cual permite extraer automáticamente datos del sistema para ser incorporados a la actuación correspondiente. De esta manera para llevar a cabo la remisión de los expedientes judiciales a alguna dependencia externa al TSJ se deben cumplir una serie de pasos: 1. En primer lugar, se busca que esté ordenado dentro del expediente la remisión de las actuaciones (de manera manual con la ayuda de etiquetas que identifican el estado procesal de las actuaciones). 2. Se corrobora que no hayan quedado cuestiones pendientes a resolver ordenadas en las actuaciones como notificaciones, oficios no contestados, escritos no despachados, etc. (de manera manual). 3. Se revisa que se haya vencido el plazo establecido según cada supuesto para que las partes puedan presentar algún recurso adicional (mediante el uso de un panel de plazos con eventos cargados de manera manual al vencimiento del plazo). 4. Ordenada la remisión del expediente, sin temas pendientes a resolver y finalizado el plazo sin recursos interpuestos, se verá de que tipo de proceso se trata. En caso de tratarse de un conflicto de competencia o de un recurso de apelación concedido ingresados en fomato papel se procederá a devolver las actuaciones mediante un oficio, haciéndosele saber al destinatario que los expedientes originales en formato papel perpanecerán en el Tribunal hasta poder coordinar la entrega de las actuaciones. En caso de que las actuaciones siempre hayan tenido trámitación digital, el oficio simplemente remitirá las actuaciones a través del sistema informático. 5. En caso que el tipo de actuación corresponda a una queja por recurso de inconstitucionalidad denegado, se revisa si la causa en trámite ante el TSJ tiene expedientes principales que hayan sido recibidos por el Tribunal en el marco de esa causa en formato papel y que no hayan sido devueltos con anterioridad. Dependiendo si el expediente cuenta o no con expedientes principales se procederá en caso afirmativo a la confección manual de un oficio de remisión (en pandemia dejando constancia en el oficio que los expedientes principales recibidos en formato papel permanecen en el Tribunal para ser remitidos oportunamente) o, en caso que nunca se hayan recibido expedientes principales o ya hayan sido devueltos, a la confección de un proveido simple donde conste la remisión de las actuaciones. 6. Para confeccionar tanto el modelo del oficio o la nota de remisión del expediente se precisan varios datos, entre ellos: el nombre de la causa, número de expte, número de expte de origen del Tribunal o Sala a la cual remitimos las actuaciones, detalle de los exptes principales recibidos y sus adjuntos (en caso de que los haya), fecha de la sentencia mediante la cual se ordena la remisión, número de actuación del EJE, lugar de destino y nombre del Juez/a y del juzgado al cual se remite o del presidente/a de la Sala en caso de ser la remisión a alguna Cámara de Apelaciones (de manera manual a través de la lectura del expediente). Siendo conscientes de estos pasos, es posible identificar un proceso mediante el cual un sistema informático sea capaz de identificar los datos que precisa para elegir el modelo de actuación a utilizar (providencia simple u oficio) y una vez seleccionado el tipo de actuación, completarla automáticamente con los datos requeridos para incorporar a esa actuación los datos correspondientes. Al final del presente trabajo es posible encontrar un árbol de decisión que le permita al sistema informático identificar los casos de remisión como así también los modelos del oficio y la providencia simple, como así también los datos necesarios de extracción automática por parte del sistema (anexos I, II y III). De esta manera se busca automatizar un proceso y dotar al TSJ de un sistema tecnológico que le permita estar acorde a las herramientas digitales disponibles que día a día tienden cada vez más preponderancia en nuestra vida cotidiana como así también en el mundo jurídico.[1] Tipos de técnica de IA a utilizar Considerando que todos los datos necesarios mencionados en los pasos previamente detallados surgen del expediente digitalizado, se propone la posiblididad de que los datos requeridos sean extraidos de manera automática por un sistema inteligente de procesamiento de lenguaje natural (NLP por sus siglas en ingles). El procesamiento del lenguaje natural es un campo dentro de la inteligencia artificial y la lingüística aplicada que estudia las interacciones mediante uso del lenguaje natural entre los seres humanos y las máquinas. Más concretamente se centra en el procesamiento de las comunicaciones humanas, dividiéndolas en partes, e identificando los elementos más relevantes del mensaje. Con la Comprensión y Generación de Lenguaje Natural, se busca que las máquinas consigan entender, interpretar y manipular el lenguaje humano. De manera similar, la generación del lenguaje natural (GLN o NLG) dota a la máquina de la capacidad de crear un nuevo mensaje en lenguaje humano de manera autónoma. De manera resumida, lo que hacen estos modelos es: escoger la información a reproducir (dependiendo de la interpretación del mensaje a contestar), decidir cómo organizarla y cómo reproducirla (léxico y recursos gramaticales, morfología, estructuras sintácticas, etc.). Estos modelos generan frases nuevas palabra a palabra y tienen que ser entrenados para que funcionen correctamente.[2] Funcionalidad que podría también ser de utilidad para la generación automática de las actuaciones judiciales. A través de la extracción automática de información se agiliza la confección de oficios y proveidos, permitiendole al usuario controlador aligerar el tiempo destinado a dicha tarea controlando unicamente que los datos extraidos sean los correctos y permitiendole utilizar el tiempo ahorrado en tareas más complejas y menos automatizables que la remisión de expedientes. Para ello, el sistema en primer lugar deberá poder identificar las etiquetas del sistema acerca del estado procesal de las actuaciones cargados como “para remitir” cuando el operador juridico confirma que no hay cuestiones pendientes para resolver en las actuaciones y una vez identificados estos expedientes, trabajar con aquellos que el plazo de interposición de recursos ya se haya vencido mediante alarmas dentro del panel de plazos. Luego el sistema deberá identificar sobre que tema versa la causa en cada caso particular mediante la descripción de la carátula que le fue asignada a las actuaciones al momento del ingreso al TSJ y el sorteo de las actuaciones. Asimismo, deberá revisar si el expediente cuenta con causas principales que hayan sido remitidas al Tribunal a través de etiquetas que se generan al momento de recibir las actuaciones principales. Identificado el tipo de actuación y si cuenta o no con causas principales, el sistema ya podrá saber si utilizar el modelo de oficio (correspondiente a los casos de recursos concedidos, conflictos de competencia o quejas por recurso de inconstitucionalidad denegados con exptes principales) o el modelo de providencia simple (para las quejas por recuerso de inconstitucionalidad denegado que no cuenten con expedientes principales). Seleccionado el tipo de modelo, el sistema deberá incorporar al mismo y de manera automática todos los datos necesarios para confeccionar la actuación como son: a) el nombre de la causa, b) número de expte, c) número de expte de origen del Tribunal o Sala a la cual remitimos las actuaciones, d) detalle de los exptes principales recibidos y sus adjuntos (en caso de que los haya), e) fecha de la sentencia mediante la cual se ordena la remisión, f) número de actuación del EJE, g) logo del Tribunal Superior de Justicia de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, h) leyenda del año en curso. i) Secretatría de trámite ante el TSJ (Penal, Contravencional y de Faltas; Contencioso Administrativo y Tributario; Asuntos Originarios). j) Sistema mediante el cual se realizará la remisión dependiendo si debe ser remitido a la justicia nacional (DEOX) o justicia de la CABA (EJE). k) lugar de destino y nombre del Juez/a y del juzgado al cual se remite o del presidente/a de la Sala en caso de ser la remisión a alguna Cámara de Apelaciones (mediante una API (Application programming interface) que permita extraer de la página del Consejo de la Magistratura de la Ciudad de Buenos Aires y de la Guía Judicial del Poder Judicial de la Nación los datos actualizados de los magistrados de cada organismo). De esta manera su busca proponer una solucion a un problema real del organismo como es el uso de excesivo tiempo utilizado en la remisión debido al gran caudal de expedientes a partir del establecimiento de un marco teórico aplicable que permita la automatización de la tediosa tarea de identificar de manera manual ciertos datos determinados para la confección de las actuaciones judiciales. Dificultades teóricas a abordar Dentro de las dificultades teóricas posibles para abordar esta tarea se puede destacar la posibilidad de la detección de falsos positivos, ya que en los casos de mayor complejidad donde haya que identificar cual fue la sala interviniente en un expediente, la mera busqueda de la palabra “SALA” en el expediente digital podría ser insatisfactoria ya que es usual que dentro de las distintas actuaciones se cite jurisprudencia aplicable al caso correspondiente a fallos de distintas salas de la cámara de apelaciones. De esta manera, el sistema detectaria la palabra “SALA” correspondiente a la sala interviniente en las actuaciones como así también a la jurisprudencia de las diversas salas aplicable al caso sin saber cual es la que debe tomar para realizar el oficio o la providencia de remisión. Para poder evitar esto, es posible determinar más parametros o bolsa de palabras (del inglés, bag of words) que el sistema de detección de palabras podría utilizar para saber que utilización de la palabra “Sala” sería la correcta para utilizar. El modelo bolsa de palabras es un método que se utiliza en el procesado del lenguaje para representar documentos ignorando el orden de las palabras. Con este modelo podemos tener una representación de cada documento, en función de las palabras que este contiene.[3] Además, es posible utilizar el procesamiento del lenguaje natural previamente mencioado para resumir textos de manera automática y extraer palabras clave para clasificarlas, habilidad de utilidar para determinar en que casos la palabra “Sala” será la que deberá escogerse. Por ejemplo, cuando el documento que contiene la palabra “Sala” además contiene el número de origen del expediente en cuestión, nos daría la certeza de que esa sala corresponde a la interviniente en las presentes actuaciones. O cuando la palabra “Sala” aparece junto a la carátula del expediente en cuestión es probable que se trate de una copia de la sentencia de cámara de las mismas actuaciones tratadas y que por lo tanto la Sala que figura sea la correcta. Otra circunstancia que podría presentar confusiones se da en los casos que versen sobre conflictos de competencia. Donde jueces de disitintos fueros rechazan la competencia atribuída a su tribunal para entender en las actuaciones en cuestión por lo que se remite el expediente al TSJ para que decida que juzgado será competente. En estos casos, al pasar el expediente por distintos juzgados o cámaras, con distintos números o distintas carátulas, pese a tratarse de la misma causa, puede generarle confusión al sistema de identificar que número, carátula y destino tomar para realizar el proveído u oficio de remisión. Para solucionar esto se deberán tomar criterios que el sistema deberá evaluar para saber que datos tomar. Por ejemplo, frente a un caso de conflicto de competencias entre dos juzgados de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, uno Penal, Contravencional y de Faltas frente a un Contencioso Administrativo y Tributario, se decidirá que se tomará el número y carátula del expediente penal para el trámite del expediente ante el TSJ. A menos que si resulta competente el juzgado CAyT el sistema deberá tomar los datos del expediente contencisoso para que el juzgado que recibe el expediente pueda identificarlo con facilidad. Otra cuestión a considerar es que el expediente digital debe estar correctamente digitalizado, ya que en caso que no pueda apreciarse de la digitalización los datos necesarios para que el sistema pueda reconocerlos no podrá tampoco hacer la extrcción de dichos datos. Asimismo, podemos mencionar como otra dificultad en la aplicación de un sistema como este la resistencia al cambio propia de un organismo como el Poder Judicial, con jueces no muchas veces cómodos con modificar las cosas de cómo se vienen haciendo. Pese a que se pretendar proponer cambios que busquen mejorar como se vienen haciendo las cosas, no me es infrecuente escuchar que si algo ya se viene haciendo de una determinada manera desde hace mucho tiempo, no es necesario cambiarlo. Una especie de “equipo que gana no se toca”, sin pensar que el próximo partido se podría ganar por goleada. Por último, y más que una dificultad teórica sería una consencuencia de la aplicación de un sistema como el aquí propuesto, sería la de determinar qué se deberá hacer con las personas cuyas tareas se hayan modificado como resultado del nuevo sistema y como se deberán readecuar sus tareas o recibir nuevas capacitaciones para que puedan hacer uso del tiempo disponible que tendrán al haberse simplificado sus tareas. Beneficios Calculando que en promedio se demora alrededor de 15 minutos en la confección de cada oficio o providencia para la remisión de un expediente y que por día se remiten entre 10 a 30 expedientes (aproximadamente), podemos estimar que esta tarea conlleva entre 150 a 450 minutos diarios (entre 2 horas y media a 7 horas y media), lo que implican entre 12 horas y media a 37 horas y media por semana que se podrían destinarse a otra labor. Mediante la automatización de esta tareas, el proceso de confeccionar dichos documentos se simplificaría considerablemente disminuyendo a su vez el tiempo dedicado al mismo. Corroborar unicamente que los datos extraidos hayan sido los correctos podría llevar menos de 5 minutos, reduciendo considerablemente el tiempo requerido para la remisión de causas y consecuentemente permitir usar ese tiempo en tareas que puedan requerir más atención o celeridad. Conclusión El desarrollo de la tecnología ha avanzado de manera exponencial en los últimos años trayendo consigo importantes cambios que afectan a la sociedad en general y que atraviesan todas sus estructuras. Frente a esta realidad, resulta necesario repensar nuevos enfoques y procedimientos para visualizar las posibles mejoras que traerá este nuevo paradigma tecnológico con la incorporación de estas herramientas en las sociedades modernas. La solución propuesta busca optimizar una paqueña parte del proceso ante el Tribunal Superior de Justicia de la CABA mediante el uso de tecnologías que permite brindar un mejor servicio de justicia, reduciendo considerablemente los tiempos de la tarea judicial, un punto de gran importancia frente a una realidad que evidencia un servicio de justicia extremadamente lento que en la mayoría de los casos llega tarde. Como así tambien, mejorando las condiciones laborales de los operadores de los órganos juridisccionales, quienes abandonan en gran medida las aburridas tareas rutinarias para abocarse de lleno a los casos delicados y complejos que requieren absoluta atención. Y ello, logicamente, se traduce en un servicio de justicia más eficiente y de mayor calidad; lo que viene reclamando la sociedad hace décadas. La propuesta formulada, es simplemente un ejemplo de una parte en el proceso que podría ser automatizada, como claro esta, podrían serlo igualmente otras partes del proceso que requieren nuevos cambios y mejoras similares que podrían realizarse en el proceso de trámite de los expedientes judiciales. Si bien no me es posible aquí adentrarme en un análisis técnico más pormenorizado acerca de otras mejoras posibles; considero que este esbozo preliminar puede suponer un puntapié inicial para desarrollar tecnologías y comenzar a generar un cambio con el uso de la Inteligencia Artificial, para la automatización del proceso de remisión de expedientes como otras tantas funciones que permitan generar un contacto más cercano con el ciudadano, simplificar procesos y poner las tecnologías al servicio del ciudadano. [1] Para ampliar este tema ver Danesi, Cecilia Celeste “Inteligencia Artificial y Responsabilidad Civil: un enfoque en materia de vehículos autónomos”, Suplemento LegalTech, La Ley (Thomson Reuters), Noviembre 2018 y ¿Quién responde por los daños ocasionados por los robots?, La Ley (Thomson Reuters), Revista de Responsabilidad Civil y Seguros, Diciembre 2018. [2] Disponible en: https://decidesoluciones.es/procesamiento-del-lenguaje-natural-pln-o-nlp-que-es-y-para-que-se-utiliza/ (consultado el 25/02/2021) [3] Disponible en: http://rstudio-pubs-static.s3.amazonaws.com/268824_161580c9cae441cf85adb95122ee659e.html (consultado 27/02/21)

ANEXO I – ÁRBOL DE DECISIONES REMISIONES SMART

Bibliografía Alvarado Troncoso, Marco Antonio (diciembre de 2012). «Sistema para el Aprendizaje del Mapudungun. Incluyendo características de reconocimiento de voz y bot conversacional.». Pontificia Universidad Católica de Valparaíso. Consultado el 9 de octubre de 2020. Castaño, D. (2020). La gobernanza de la Inteligencia Artificial en América Latina: entre la regulación estatal, la privacidad y la ética digital. En C. Aguerre, (Ed.). Inteligencia Artificial en América Latina y el Caribe. Ética, Gobernanza y Políticas. Buenos Aires: CETyS Universidad de San Andrés. Cevasco, Luis; Corvalán, Juan Gustavo; Le Fevre Cervini, Enzo Maria “Inteligencia Artificial y trabajo Construyendo un nuevo paradigma de empleo” EDITORIAL ASTREA SRL. Ciudad de Buenos Aires, 2019. Corvalán, Juan Gustavo. “La primera inteligencia artificial predictiva: Prometea.” Disponible al 21/11/2019 en http://thomsonreuterslatam.com/2017/10/la-primera-inteligenciaartificial- predictiva-al-servicio-de-la-justicia-prometea/e “Inteligencia artificial al servicio del justicia penal, contravencional y de faltas. Prometea, en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires”, publicado en la obra de DUPUY Daniela; KIEFER Mariana. Cibercrimen II; Ed. BdeF, 2018. Danesi, Cecilia Celeste “Inteligencia Artificial y Responsabilidad Civil: un enfoque en materia de vehículos autónomos”, Suplemento LegalTech, La Ley (Thomson Reuters), Noviembre 2018 Danesi, Cecilia Celeste “¿Quién responde por los daños ocasionados por los robots?”, La Ley (Thomson Reuters), Revista de Responsabilidad Civil y Seguros, Diciembre 2018. Danesi, Cecilia Celeste y Mitelli, Noelia “Asistentes jurídicos digitales: el impacto de la inteligencia artificial en el proceso” Estevez, Elsa; Linares Lejarraga, Sebastián; Fillottrani, Pablo "Prometea: Transformando la administración de justicia con herramientas de inteligencia artificial” (2020) Banco Interamericano de Desarrollo. Turing, Alan M. “¿Puede pensar una máquina?” Editorial: KRK Ediciones. Oviedo, España. 2012. Harari, Yuval Noah, Homo Deus Breve Historia del Mañana, Ed. Debate, 2015, Buenos Aires, pág. 100. High-Level Expert Group on Artificial Intelligence. Set up by the European Commission. “A definition of AI:
Main capabilities and scientific disciplines”. Brussels. 2019 Páginas web consultadas: https://decidesoluciones.es/procesamiento-del-lenguaje-natural-pln-o-nlp-que-es-y-para-que-se-utiliza/ (consultado el 25/02/2021) http://rstudio-pubs-static.s3.amazonaws.com/268824_161580c9cae441cf85adb95122ee659e.html (consultado 27/02/21)

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